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Como otimizar conferências com sua equipe?

Como otimizar conferências com sua equipe?

As reuniões de forma remota estão crescentemente se tornando necessárias. Elas são uma prática cada vez mais comum para otimizar o tempo e reduzir gastos! Com as videoconferências, as empresas passaram a agilizar suas decisões.

Ver seus colegas frente a frente, mesmo que virtualmente, cria uma sensação de conexão e traz mais confiança, melhora o trabalho em equipe e estreita relacionamentos.

Porém, ao falar em fazer uma videoconferência, ainda mais com membros da equipe em home office, muitos colaboradores têm a sensação de dia de trabalho perdido. Na verdade, muitas vezes é difícil de lembrar a última vez que a reunião foi realmente produtiva, não é?

Pensando nisso, apresentamos dicas para realizar uma reunião online efetiva e tudo que os gestores devem fazer para ter os melhores aproveitamentos! Boa leitura!

Planejamento

Primeiramente, um bom gestor não começa nada sem planejamento! Organizar um cronograma a ser seguido e definir previamente os feedbacks que serão dados e as novidades que serão repassadas é indispensável. Liste os objetivos de cada reunião e garanta que toda a tecnologia funcione antes do início da reunião, desde a conexão à Internet até os microfones. 

Ao comunicar mudanças na empresa, novos procedimentos internos, reestruturações do setor etc., evite que seja no final do expediente, pois é um período em que as pessoas estão menos produtivas, visto que já estão cansadas mentalmente de um longo dia de trabalho.

Reuniões curtas de até 30 minutos são o ideal, pois não tomam muito tempo dos envolvidos e eles não precisam parar ou até mesmo atrasar as atividades nas quais estão envolvidos. Outro ponto importante é não permitir a entrada de atrasados no decorrer da reunião!

Mantenha o foco

Com o objetivo de minimizar as chances de distrações, conversas paralelas, pessoas dispersas na videoconferência e uma possível superlotação na plataforma digital onde ela será realizada, incluir somente quem está envolvido com a pauta é importante. Selecione cuidadosamente os participantes, para não gerar desconforto e incômodo generalizado.

Use recursos visuais, compartilhamento de tela e outras ferramentas colaborativas para ajudar a aumentar o envolvimento. Além disso, para estar 100% presente, envolvido e participativo nesse momento, é necessário manter a concentração. Isso afeta a sua performance frente a sua equipe, interfere na produtividade do trabalho e ainda gera ruídos de comunicação com os demais.

Dê o seu máximo em cada reunião e torne-as mais proveitosas para o surgimento de novas ideias e estratégias que possam alavancar o sucesso e o crescimento da organização!

Elabore um relatório

Ao término de cada reunião, disponha uma ata para encaminhar a todos os participantes que estavam (ou deveriam estar) presentes. Uma dica é utilizar de imagens, infográficos e disponibilizar documentos para os participantes de sua conferência online.

Assim, você evita falhas de comunicação posteriores e eventuais pendências de atividades ou obrigações.

Conte com a MegUp para te ajudar nesse momento!

Gostou das dicas sobre como otimizar reuniões? Comenta aqui embaixo!

Naila Galera
Naila Galera

Equipe de Conteúdo

Graduanda no curso de Bacharel em Marketing é responsável pela área de criação de conteúdo, desenvolve campanhas de inbound e marketing digital juntamente com a equipe da agência desenvolvendo textos de Redes Sociais, Blogs e Sites para grandes clientes.